Schon tot oder noch lebendig? Das EU-Formblatt

Das EU-Formblatt, das bei LKW- und Omnibusfahrern, die nur selten aufzeichnungspflichtig unterwegs sind, zum Nachweis berücksichtigungsfreier Tage dient, wurde bereits das eine oder andere Mal totgesagt. Stimmt das oder ist es immer noch lebendig?

Update auf den aktuellen Stand im Juni 2025

Dieser Beitrag neigt dazu, unübersichtlich zu werden… Dennoch setze ich die bisherige Übung fort und setze Hinweise zu den neuesten Entwicklungen hier an den Anfang.

Das letzte Update vom Juni 2024, das an diesen Absatz anschließt, endete mit dem Hinweis, dass bis auf weiteres Unklarheit darüber besteht, ob und wie es mit der Nachfolgeregelung für das EU-Formblatt weitergeht. Diese Unklarheit ist nun ausgeräumt und bevor ich auf die Details eingehe hier bereits das Ergebnis: Es ändert sich NICHTS! Sprich – wenn größere Aufzeichnungslücken bestehen, die entweder aufgrund technischer Defizite (digitale Fahrtenschreiber der 1. Generation Version 1) nicht manuell nachgetragen werden können oder wenn ein manueller Nachtrag „besonders aufwendig“ wäre, werden diese weiterhin unter Zuhilfenahme des EU-Formblattes (in Kombination mit manuellen Nachträgen am digitalen Fahrtenschreiber) geschlossen. In meinem Fachbuch ist beschrieben, wie das „technisch“ unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben und der deutschen Verwaltungspraxis bestmöglich gelingen kann.

Nun zu den zwischenzeitlichen/aktuellen Entwicklungen

In der ersten Junihälfte 2025 wurden die Mitgliedstaaten seitens der EU-Kommission darüber in Kenntnis gesetzt, dass die Ausarbeitung des Durchführungsrechtsaktes (gemäß Artikel 11 Absatz 3 der Richtlinie 2006/22/EG) von der EU-Kommission nicht weiter verfolgt wird. Nachdem der Entwurf des Durchführungsrechtsaktes vom Dezember 2023 im Juni 2024 von den Mitgliedstaaten nicht angenommen wurde, sieht sich die EU-Kommission angesichts der Differenzen zwischen den rechtlichen Vorgaben (insb. Zeitumfang der Nachweisführung bei größeren Aufzeichnungslücken von „einer Woche“) und den Bedenken der Mitgliedstaaten (insb. die Diskrepanz zur grundsätzlich geltenden Nachweispflicht von 1 + 56 Tagen) offenbar nicht in der Lage, eine Lösung zu finden, die besser zur Nachweisführung geeignet ist, als das bisherige Verfahren auf Basis eines Papierdokumentes.

Update auf den aktuellen Stand im Juni 2024

Wie ich in dem ursprünglichen Artikel, also weiter unten, dargestellt habe, muss die EU-Kommission eine Neuregelung für die Nachweisführung von längeren Zeiträumen, in denen ein Fahrer keine aufzeichnungspflichtigen Fahrten durchgeführt hat, schaffen. Mittlerweile ist das Zeitfenster für diese Neuregelung bereits weit überschritten – seit mehr als zwei Jahren ist der geforderte „Durchführungsrechtsakt“ nun überfällig.

Im April 2024 wurde ein Entwurf der Neuregelung veröffentlicht, den ich hier verlinke. Den Mitgliedstaaten lag dieser Entwurf bereits im Dezember 2023 vor. Wirklich gut ist die darin beschriebene Vorgehensweise meines Erachtens nicht, weil erneut an manchen Stellen die notwendige Präzision fehlt (z. B. was ist gewollt: Soll der Bezugszeitraum eine Woche im Sinne einer Kalenderwoche oder eines Sieben-Tage-Zeitraumes oder einer Arbeitswoche, also die maximal 144 Zeitstunden zwischen zwei Wochenruhezeiten sein?) und außerdem alles wieder mal in wenigen Worten gefasst werden soll, was angesichts der Bandbreite an möglichen Szenarien in der Praxis nicht geeignet ist. Zugeschnitten war dieser Regulierungsentwurf erneut in erster Linie auf „Berufskraftfahrer“ und auf abhängig Beschäftigte. Wenn aber beispielsweise ein Unternehmensinhaber, der Werkverkehr betreibt und nur ein Mal im Monat ein aufzeichnungspflichtiges Fahrzeug lenkt, auf Basis der angedachten Vorgehensweise eine Dokumentation erstellen sollte, wüsste ich beim besten Willen nicht, wie er das tun könnte, ohne selbst Zweifel an der Vorgehensweise zu haben bzw. bei einem Kontrollbeamten zu wecken.

Allzu viele Worte lohnen sich an der Stelle aber garnicht. Der Entwurf von April ist nämlich schon wieder kassiert worden. Offenbar haben sich viele Mitgliedstaaten dagegen gesträubt, dass im Zweifel über mehrere Wochen oder Monate hinweg kein Nachweis im fahrpersonalrechtlichen Sinne hätte erbracht werden müssen. Außerdem hätte, wenn eine Abweichung vom mitführungspflichtigen Zeitraum (seit 31.12.2024: 1 + 56 Tage) gewünscht gewesen wäre, eine entsprechende Klarstellung in den Text hineingemusst, um irrlichternden Kontrollbeamten auf der Straße den Wind aus den Segeln nehmen zu können.

Mein aktueller Stand ist, dass es ganz anders kommen soll. Die Rede ist von einer „Cloud-basierten Lösung“ oder einer „App“, über die die Fahrer die Nachweise ihrer (Un-) Tätigkeiten seit der letzten Kartenentnahme (auf der Fahrerkarte???!!!) dokumentieren sollen. Wann es dazu weitere, vor allem konkrete Infos gibt, entzieht sich meiner Kenntnis. Ich mutmaße, dass der Leitgedanke jener ist, dass mit der Umrüstung aller grenzüberschreitend eingesetzter Fahrzeuge (in zwei Wellen zum Ende des Jahres 2024 bzw. Mitte August 2025) auf die G2V2-Fahrtenschreiber deren Bluetooth-Schnittstelle genutzt werden soll, um unabhängig vom Fahrtenschreiber einen Nachtrag zu erstellen und diese Informationen dann an den Fahrtenschreiber zu übertragen, der diese wiederum auf der Fahrerkarte speichert. Irgendwie so, oder vielleicht auch ganz anders.

Ist auch egal – es wird jedenfalls keine universelle, in jedem Einzelfall anwendbare Lösung sein, wie wir sie gegenwärtig mit dem EU-Formblatt haben. Bezeichnend ist in diesem Kontext auch, dass in dem verworfenen Entwurfstext „nochmals“ klargestellt wurde, dass das EU-Formblatt weiterhin verwendet werden kann bzw. verwendet werden muss (insbesondere bei technischer Unmöglichkeit des Nachtrages).

Nun weiter mit den (alten, im Kern weiterhin geltenden) Ausführungen zum Status quo rund um das EU-Formblatt…

Wie für einen Fahrer, der aufzeichnungspflichtige Fahrzeuge führt, ein lückenloser Nachweis hergestellt werden kann, sollte oder muss, ist ein Thema, über das sich seitenweise Abhandlungen produzieren lassen. Worum es an dieser Stelle geht, ist jedoch nicht das große Ganze, sondern nur ein Teilaspekt dessen. Für diejenigen, die nicht ganz so tief im Stoff sind, zunächst eine kurze und oberflächliche Erläuterung.

Sofern ein Fahrer nicht regelmäßig (im Sinne von nahezu arbeitstäglich) die erbrachten Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten per digitalem Fahrtenschreiber über seine persönliche Fahrerkarte aufzeichnet, entstehen auf dieser Fahrerkarte Nachweislücken, die vor der folgenden aufzeichnungspflichtigen Fahrt geschlossen werden müssen. Der Fahrer benötigt bei einer aufzeichnungspflichtigen Fahrt bekanntlich einen lückenlosen Nachweis all seiner Tätigkeiten und Untätigkeiten des aktuellen Tages und der vorausgehenden 56 Kalendertage (bis 31.12.2024 für die vorausgehenden 28 Kalendertage, bei ausschließlicher Verwendung von Tageskontrollblättern oder Fahrten im Anwendungsbereich des AETR bleibt es bis auf absehbare Zeit bei 28 Kalendertagen). Das Ganze greift natürlich auch, wenn per Tageskontrollblatt oder Tachoscheibe aufgezeichnet wird, aber es ist schon kompliziert genug und das macht es hier nicht einfacher, eine möglichst knappe Darstellung hinzubekommen.

Wenn die Nachweislücken größer werden, also insbesondere mehrere Tage umfassen, kann sich die Situation ergeben, dass es für den Fahrer entweder technisch unmöglich ist, diese Lücke per manuellem Nachtrag am Fahrtenschreiber zu schließen, oder er müsste so zahlreiche einzelne Tätigkeiten nachtragen (jede Arbeitsphase und die darauffolgende Pause und auch die darauffolgende Arbeitszeit und die dann wiederum folgende Ruhezeit ist nachzutragen – oder auch, wenn man jede Stunde vor die Tür rennt und eine raucht), dass es „besonders aufwendig“ wäre, dies zu tun. In diesen Fällen kommt in aller Regel das EU-Formblatt zum Einsatz, über das ein großer Teil dieser großen Aufzeichnungslücke nachgewiesen wird.

Nun zum eigentlichen Thema…

Durch das EU-Mobilitätspaket I fand über die Richtlinie (EU) 2020/1057 eine Änderung der Richtlinie 2006/22/EG statt. Konkret geht es um den Artikel 11 Absatz 3 dieser Richtlinie, der wiederum die rechtliche Grundlage des hier thematisierten EU-Formblattes ist.

Bis einschließlich 1. Februar 2022 lautete der entsprechende Richtlinientext:

„Die Kommission erstellt nach dem in Artikel 12 Absatz 2 genannten Verfahren ein elektronisches und druckfähiges Formblatt, das verwendet wird, wenn sich der Fahrer innerhalb des in Artikel 15 Absatz 7 Unterabsatz 1 erster Gedankenstrich der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 genannten Zeitraums im Krankheits- oder Erholungsurlaub befunden hat oder wenn der Fahrer innerhalb dieses Zeitraums ein anderes aus dem Anwendungsbereich der Verordnung (EWG) Nr. 3820/85 ausgenommenes Fahrzeug gelenkt hat.“

Seit dem 2. Februar 2022 steht an selber Stelle in der Richtlinie folgendes:

„Die Kommission legt im Wege von Durchführungsrechtsakten eine gemeinsame Vorgehensweise für die Erfassung und Kontrolle der Zeiten für ‚andere Arbeiten‘ gemäß der Definition des Artikels 4 Buchstabe e der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 fest, einschließlich der Art der Erfassung und besonderer Fälle, in denen sie zu erfolgen hat, sowie für die Erfassung und Kontrolle der Zeiträume von mindestens einer Woche, in denen ein Kraftfahrer sich nicht in seinem Fahrzeug aufhält und keine Tätigkeiten mit dem Fahrzeug verrichten kann. Diese Durchführungsrechtsakte werden gemäß dem in Artikel 12 Absatz 2 der vorliegenden Richtlinie genannten Prüfverfahren erlassen.“

Es soll das Papier also von einer neuen Lösung verdrängt werden, die mehr oder weniger dem selben Zweck dient und es jenen Fahrern, die zwar jetzt aufzeichnungspflichtig sind, es zuvor über einen längeren Zeitraum (von mindestens einer Woche) jedoch nicht waren, ermöglichen, den geforderten lückenlosen Nachweis herzustellen.

Da es sich bei der ganzen Geschichte nicht gerade um ein unbedeutendes, da mit teilweise horrenden Bußgeldern hinterlegtes Thema handelt, könnte man meinen, dass der in der Neufassung angesprochene Durchführungsrechtsakt bereits seit geraumer Zeit besteht – die Unternehmen und Fahrer und Berater und Schulungsveranstalter und Anwälte und Kontrollorgane und Aufsichtsbehörden und Ahndungsbehörden also genug Zeit hatten, sich innerlich auf den Systemwechsel einzustellen und „künftig“ (also jetzt!!!) auf andere Weise dafür zu sorgen, in welcher Form bei „Selten-Fahrern“ ein lückenloser Nachweis herzustellen ist.

Eine Nachfrage bei der EU-Kommission, die zumindest für die Veröffentlichung des Durchführungsrechtsaktes zuständig ist, hat ergeben, dass es den Durchführungsrechtsakt aber noch nicht gibt. Es kam aber auch zur Sprache, dass völlig unklar ist, wann dieser Durchführungsrechtsakt überhaupt zur Veröffentlichung ansteht. Einen Termin, bis zu dem das Ganze über die Bühne sein müsse, gäbe es laut Richtlinie nämlich nicht. In näherer Zukunft werde die zuständige Arbeitsgruppe die Arbeit an dem Thema aufnehmen.

Das bedeutet, dass wir uns nun im Vakuum befinden. Zumindest teilweise. Wer ausschließlich innerhalb Deutschlands Beförderungen durchführt, hat den § 20 der Fahrpersonalverordnung, der die Verwendung des Formblattes weiterhin legitimiert (auch wenn man natürlich hinterfragen kann, ob das, was da im § 20 FPersV steht, dort so noch stehen dürfte, wenn man ein konsistentes Gefüge von europäischen und nationalen Rechtsgrundlagen haben wollen würde oder haben müsste 🙂 ). Für den grenzüberschreitenden Verkehr sieht das aber anders aus. Wenn ein Mitgliedstaat keine dem § 20 FPersV entsprechende nationale Regelung haben oder eine solche nicht mehr bestehen sollte, könnte es für den „Selten-Fahrer“ (und dessen Arbeitgeber), der in diesem Mitgliedstaat mit „nicht-konformen“ Nachweisen in einer Kontrolle auffällt, eng werden. Natürlich ist das hier alles im Konjunktiv zu lesen (und ja auch so geschrieben).

Weil – was will man denn machen? Wenn ein Nachtrag einer Woche Urlaub unter dem Piktogramm „Bett“ technisch einfach nicht möglich ist, weil er nicht auf der Fahrerkarte gespeichert wird oder ein Fahrer, der eigentlich in der Verwaltung arbeitet, seit drei Monaten keine aufzeichnungspflichtige Fahrt mehr durchgeführt hat und nun für die letzten 28/56 Tage irgendwas in der Größenordnung von 80/160 Einzelnachträgen anfertigen müsste, kann man ja nicht einfach die Hände über dem Kopf zusammenschlagen und „Oh je“ rufen.

Soll man es so machen wie die (personell massiv unterbesetzten) Behörden? Einfach sagen: Wissen Sie, ich bin seit fünf Jahren im Krisenmodus. Erst war Brexit, dann war Corona und jetzt ist auch noch dieser schreckliche und ungeheuerliche Krieg in der Ukraine. Ich bin einfach nicht dazu gekommen, meinen Pflichten nachzukommen…

Das geht natürlich nicht. Also nimmt man weiterhin das EU-Formblatt und hofft, dass alles gut geht. Wie eigentlich ja immer, wenn man mit einem LKW oder Bus auf Europas Straßen aufzeichnungspflichtig unterwegs ist. Insoweit ist auch die Frage, die in der Überschrift steckt, beantwortet. Es ist mitnichten tot, vielmehr quietschfidel und trotz dessen, dass man ihm nun seit geraumer Zeit die Existenzgrundlage genommen hat, bei recht guter Gesundheit, unser EU-Formblatt.

Nichtsdestotrotz befindet es sich auf dem Weg in den Ruhestand (wie wir Stand Juni 2025 wissen, lag ich mit dieser Einschätzung und auch manchen anderen der folgenden Aussagen falsch). Jedenfalls ist davon auszugehen, dass in der EU-Arbeitsgruppe dem politischen Wunsch nachgekommen wird und ein Nachweis auf Papier infolge des Durchführungsrechtsaktes nicht mehr vorgesehen ist. Das kann man stumpf als weiteren Beleg einer erfolgreichen Digitalisierung ansehen, man kann es aber auch als lebenden Beweis einer öffentlichen Verwaltung ansehen, die die Augen vor der Realität verschließt.

Was wir die Zukunft bringen?

Wir werden auch im Jahr 2025 (ich habe dieses Jahr gewählt, weil ich davon ausgehe, dass wir spätestens dann die Veröffentlichung des Durchführungsrechtsaktes erlebt haben werden) noch Unternehmen und Fahrer haben, die mit einem VDO-Fahrtenschreiber mit Release 2.2 oder einem Stoneridge 7.5 oder was auch immer, jedenfalls einem Fahrtenschreiber der ersten Generation, unterwegs sein werden. Wohl nicht grenzüberschreitend, aber lokal und regional um den Kirchturm herum – sofern der deutsche Gesetzgeber bei der ausstehenden Anpassung von FPersG und FPersV nicht auch noch eine Nachrüstpflicht für nicht-grenzüberschreitend eingesetzte Fahrzeuge einführt. Und auf diese Fahrten hat der Durchführungsrechtsakt ja auch seine Wirkung, weil man sich im BMV und den Ländern alsbald nach dessen Veröffentlichung Gedanken machen muss, wie man den § 20 FPersV nun anpasst. Der Artikel 34 Absatz 3 Unterabsatz 2 der VO (EU) Nr. 165/2014, mit dem ich bereits viel Freude hatte, wird es den Mitgliedstaaten nämlich verunmöglichen, den eigenen wie auch den gebietsfremden Fahrern die Pflicht aufzuerlegen, die Zeiten, in denen sie sich nicht im Fahrzeug aufgehalten haben, über ein Formular nachzuweisen. Das darf (bzw. durfte) allein die EU.

Ich stecke wirklich tief in dem Thema drin und habe regelmäßig mit der Situation zu tun, dass ein Fahrer eine Lücke auf seiner Fahrerkarte hat, die allein per manuellem Nachtrag auch bei bestem Willen nicht geschlossen werden kann. Meine Hoffnung, dass aus den Diskussionen in der EU-Arbeitsgruppe eine in der Praxis umsetzbare Lösung als „Ersatz“ für das EU-Formblatt geboren wird, ist so gering, dass ich sie nicht in Worte fassen kann (wenigstens mit dieser Einschätzung habe ich Stand Juni 2025 richtig gelegen 🙂 ). Wir werden sehen, wohin die Reise geht und ich werde berichten, sobald ich Neuigkeiten zu diesem Thema erfahre.